ビジネスシーンでは日常的に行われる名刺交換。
これから就職される方、名刺交換のない職種から営業職等へ転職される方は、名刺交換の仕方について押させておきたいところです。
名刺交換を行った事がない場合、はじめは緊張してしまうかも知れませんが、いくつかのポイントをマナーとして押さえていただければ簡単です。
名刺交換をする場面としては、営業先へ訪れた際などが多いと思いますが、「どうぞお座り下さい」と言われて相手を座って待っていたとしても、着席したままの状態で名刺交換を行ってしまうのはとても非常識で、相手にとって大変失礼になってしまいます。
名刺交換の際は必ず起立して行いましょう。
また、テーブルの上で渡してしまうのもぶしつけになり失礼にあたってしまうので、きちんと相手へ近づき、テーブル等の上で渡す事のないよう行いましょう。
相手が複数人の場合は、役職が上の方から順に名刺交換しましょう。
営業等で訪れた際に相手が複数人だった場合、大体は相手の上席にあたる方からこちらへ名刺交換で寄り添ってきてくれるので、こちらも迅速に歩み寄り、行えばOKです。
年齢や雰囲気などでも大体わかるケースも多いと思います。
名刺を差し出す際は、まず簡単な自己紹介をして、お辞儀をしつつ渡します。
自分が営業サイドで訪問させてもらった際は、相手が到着し次第、こちらから率先して近づいて自己紹介をし、お辞儀をして名刺交換させていただくのが礼儀であり、相手からの印象も良いです。
自己紹介に関しては、企業名・所属部署・フルネームなどを端的に伝えます。
名字だけよりもフルネームの方が丁寧です。
あくまで名刺交換に際しての自己紹介ですので、簡潔に短く行いましょう。
名刺は名刺入れに乗せた状態で胸の高さへ両手で持ち、渡します。
名刺の向きは、相手が自分の名刺を読める向きにします。
そして、まずこちらの名刺を相手の名刺入れの上に差し出して、それから相手の名刺を受け取ります。
受け取るときは「頂戴します」と丁重にお礼を述べましょう。
注意点としては、相手より先に名刺を受け取らない事、相手の名刺より上に自分の名刺を差し出してしまわない事です。
相手の名刺よりも自分の名刺を下にした状態で渡し、それから相手の名刺を丁重に受け取る形がベストです。
タイミングが同時になってしまった場合は、両手で差し出し、お渡しするときに右手で行い、受け取りを左手でスムーズに行うのはマナー違反ではありません。
両手でしっかり行おうと丁寧に誠実に取り組むのはいい事ですが、あまり緊張しすぎて不慣れな感じになり、その結果、相手の名刺を床に落っことしてしまうような事態にならないよう、気をつけましょう。
また、名刺を受け取る際の注意点としては、相手の企業名やロゴの上に自分の指を乗せて受け取ってしまわないよう配慮するのもポイントです。
ちょっとした事ではありますが、相手へ最大限の敬意を表するためには、押さえておきたいところです。
こちらから名刺を差し出すのが遅くなり、相手が先に名刺を差し出してきてしまった場合は、相手の名刺を先に受け取ったあと、「遅くなり申し訳ありません」など一言詫びてから、こちらの名刺を差し出しましょう。
他に名刺交換の際やってはいけない事としては、相手が現れたときに自分のズボンのポケット等からおもむろに名刺を取り出して渡してしまうのは、印象としてあまり良くありません。
事前に名刺交換する事がわかっている場合は、名刺入れと名刺をバッグやポケットから出して手に持っておいて、相手が現れた際にすぐに駆け寄るのがベストです。
また、たとえ相手が肩書き等を追加で言ってくれたとしても、それを直接その場で相手の名刺へ書き込んでしまうのも大変失礼にあたります。
まずは自分のノートなどへメモを取り、商談が終わったあと、必要に応じて名刺の裏などへ追記するとベターです。
いただいた名刺に関しては、その場ですぐにしまわず、自分の名刺入れの上に相手の名刺を乗せて、商談中はテーブル上に出しておきましょう。
テーブルの中央や右手側では資料等のやり取りを行う事が多いので、自分から見て左側へ置く形が一般的です。
複数人から名刺をいただいた際は、一番目上の人の名刺を自分の名刺入れの上に置き、他の人の名刺をその名刺入れの近くの自分側へ置きます。
また、名刺は重要なビジネスツールですので、汚れてしまったりヨレヨレになってしまったものは渡さないようにしましょう。
手持ちに関しても、余裕のある状態で持ち歩けると安心です。
万が一、手持ちの名刺が切れてしまった場合は、丁重にお詫びを述べたうえで相手の名刺を受け取り、後日、お詫びの手紙を添えて郵送する形が好ましいでしょう。
商談等が終わったあとの名刺の管理も大切です。
管理の方法としては、現物をファイリングする方法や、名刺をスキャンしてデータベース化する方法などがあります。
最近では名刺のデータベースをクラウド化させて社内で活用するサービスも始まっており、そういったものをテレビCM等でご覧いただいた方も多いと思います。
尚、名刺の裏面はまっさらな場合が多いですが、ここへ訪問日時や内容、相手の特徴などをメモしておくと、のちのち便利です。
以上が受け渡しの作法なども含めた名刺交換のポイントです。
名刺交換からパイプが作られビジネスチャンスが広がるケースも少なくありません。
名刺は大切なビジネスツールです。
様式的な事ではりますが、電話での喋り口や名刺交換の際の手際の良さ、商談での語彙力・口調は、相手からの印象に確実に関係があります。
こうした「形」の部分をしっかり押さえる事は、本質的な内容へ入る以前にビジネスシーンにおいて非常に重要です。
ぜひ、これから就職やご転職で名刺交換の機会のある方は、ご参考にして下さい。
